Konferencja Partnerów Handlowych Deceuninck - Hotel-Zamek Ryn 2008
2008-01-17
Coroczna Konferencja Partnerów Handlowych Firmy Deceuninck połączona z metaforyczną podróżą w czasie od średniowiecza do współczesności, odbywała się w dniach 17-19 stycznia 2008 roku. Walki rycerskie, kuglarze, żonglerzy, połykacze ognia, Jack Sparrow i piraci, wystrzały armatnie i ekstremalne zabawy terenowe, wielka biesiada szlachecka połączona z koncertem zespołu Blue Cafe, poprowadzona przez Wiktora Zborowskiego, który wcielił się w rolę szlachcica-gawędziarza, Starosty Zamkowego. To tylko niektóre z niezliczonych atrakcji, jakie czekały w tym roku na uczestników Konferencji. A wszystko to w wyjątkowej scenerii zamku krzyżackiego w Rynie z największym zadaszonym dziedzińcem zamkowym w Polsce. Agencja już po raz 3 odpowiedzialna była za kompleksową organizację tego spotkania. Tym razem, z uwagi na Jubileusz 15-lecia powstania polskiego oddziału firmy Deceuninck, miało ono charakter wyjątkowy.
Mazurskie lasy kryją w swoich kniejach wspaniały zamek, zbudowany jeszcze w XIV w. przez zakon krzyżacki, w murach którego mieści się obecnie luksusowy, czterogwiazdkowy Hotel Zamek Ryn. To w jego wnętrzach w styczniu 2008 r. gościli partnerzy handlowi Deceuninck świętując 15-lecie działalności firmy w Polsce. Na spotkanie korporacyjne, w którym udział wzięła ponad 200 osobowa grupa właścicieli firm współpracujących z Deceuninck Polska, event-factory przygotowało wyjątkowy program. Dwudniowemu spotkaniu i konferencji towarzyszyły atrakcje specjalne wpisujące się w historyczną atmosferę Zamku oraz prezentacje przygotowane w oparciu o najnowsze rozwiązania projekcyjne i oświetleniowe oraz nietypową oprawę scenograficzną.
Podobnie jak w latach ubiegłych agencja opracowała spójną, kompleksową identyfikację wizualną imprezy, która opierała się na motywach graficznych korespondujących z historycznym charakterem spotkania. Graficznym lite motive tegorocznego spotkania był symbol gryfa na czerwonym tle, na bazie którego zbudowana została cała linia graficzna konwencji. W różnych adaptacjach element ten pojawiał się na materiałach brandingowych, standach, flagach, rollupach i innych nośnikach wykorzystywanych do oznakowania Zamku. Na bazie tego motywu stworzone zostały także prezentacje multimedialne do konferencji, linia graficzna drukowanych materiałów konferencyjnych.
W Jubileuszowym spotkaniu udział wzięli goście specjalni z Belgii, wśród nich między innymi pełniący funkcję Prezesa Zarządu i Dyrektora Spółek Pan Arnold Deceuninck, syn założyciela korporacji, oraz Karel Vandoorne - Dyrektor Generalny Marketingu na Rynkach Europejskich. Konferencja zorganizowana została w połączonych salach Księcia Witolda, Księżnej Anny oraz Króla Władysława Jagiełły. Z uwagi na historyczną tkankę obiektu, wysokość sal konferencyjnych nie jest optymalna dla realizacji prezentacji multimedialnych. Dlatego też zastosowano nietypowe rozwiązania technologiczne w zakresie projekcji. Na całej wysokości sali konferencyjnej umieszczono tylnoprojekcyjny ekran panoramiczny o wymiarach 9mx3m, który wypełnił całą wysokość sali i ¾ z jej szerokości. Ekran został dodaktowo zabudowany od frontu z wykorzystaniem elementów systemu octanorm, co pozwoliło na uzyskanie 2 niezależnych powierzchni projekcyjnych o nietypowych formatach. Na tych powierzchniach w oparciu o projektor Sanyo o mocy 10 000 ansilumenów wyświetlono animację tła, które stanowiło podstawowy walor scenograficzny, natomiast przy wykorzystaniu 2 dodatkowych projektorów o mocy 4500 ansilumenów każdy i systemu realizacji wizji wyświetlano w mniejszych oknach na tle animowanym slajdy merytoryczne oraz obraz z kamer. Występujących prelegentów o pozostałym im czasie informował wyświetlany na ustawionym z tyłu sali ekranie projekcyjnym zegar, który pełnił również rolę ekranu podglądowego. O komfort zagranicznych gości zadbano wykorzystując system tłumaczenia symultanicznego. Po konferencji wszyscy goście wzięli udział w części artystycznej wydarzenia, które odbywało się na dziedzińcu zamku - największym tego typu zadaszonym obiekcie w Europie. W nastrój szlacheckiej biesiady skutecznie wprowadzali gości m.in. profesjonalni kaskaderzy i ich inscenizacje walk bronią białą (pokazy walk na miecze i topory oraz pokazy walk na miecze i pochodnie) oraz niesamowite sztuczki igrających z ogniem kuglarzy. Finał pierwszego dnia imprezy uświetniły koncerty zespołu Blue Cafe oraz Spider Band. Organizacja koncertów była zadaniem nietypowym, gdyż odbywały się one na zamkniętym dziedzińcu zamkowym. Było to zadanie trudne ze względu na charakterystykę akustyczną obiektu. Poprzez zastosowanie systemu dźwiękowego wyrównywanego liniowo (line array) udało się zapewnić doskonałe nagłośnienie imprezy.
Jednym z przystanków podczas tej trzydniowej wędrówki w czasie, była również piracka szulernia, w której wszyscy goście mogli poczuć klimat wyjętego spod prawa pirata, który całe swoje złoto jest w stanie postawić na jedną kartę. Wśród przygotowanych dla gości atrakcji, znalazł się również wyjątkowy plac sportów ekstremalnych. Uczestnicy mieli do dyspozycji m.in. samochody terenowe i big foot, quady, poduszkowce oraz boisko do paintballa.
Organizacja tej konferencji w wydaniu event factory spotkała się z doskonałym przyjęciem zarówno zleceniodawcy – firmy Deceuninck Polska, jak i przybyłych gości.
